FUNCIÓN VALIDACIÓN DE CELDAS

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista    Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico    Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico    Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico     Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto    Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas    Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

FUNCION SUBTITULO

Puedes ingresar sub letras en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, ya sea dándole formato a un texto existente como subíndices o ingresando el modo subíndice y escribiéndolas directamente. Estos subíndices no ofrecen función calculable, pero sí permiten que el texto se pueda formatear bien para la visualización. Si estás familiarizado con Microsoft Word, te alegrará saber que escribir estos subíndices funciona de una forma casi idéntica.

Instrucciones

1. 1
   Abre Microsoft Excel
2. 2
   Haz doble clic en los datos existentes de una celda para ingresar el modo "editar" para ésta. Verás un curso que titila en la celda. Si deseas ingresa subíndices en una nueva celda, necesitas hacer un solo clic en ésta.
3. 3    Escribe el texto normal que precede al subíndice.
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      Haz clic en la flecha pequeña en la parte inferior derecha del grupo "Fuente" de la pestaña "Inicio".
   2. 5
      Verifica "Subíndice" en la sección de "Efectos" en la pestaña "Fuente" y haz clic en "Aceptar".
   3. 6
      Escribe el texto del subíndice.
   4. 7
      Haz clic en la pequeña flecha en el grupo "Fuente" una vez más, quita la sección de "Subíndices" y haz clic en "Aceptar" para regresar al modo de texto normal.
   5. 
      

FUNCIÓN TEXTO EN COLUMNA

Dividir texto en columnas

En esta ocasión te mostraré cómo separar el texto de una celda en diferentes columnas, es decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En primer lugar debes seleccionar la celda:

Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes hacer clic sobre el comando Texto en columnas:

Convertir texto en columnas en Excel

Se mostrará el asistente para convertir texto en columnas:

De manera predeterminada aparecerá seleccionada la opción De ancho fijo,  ahora debes hacer clic en Siguiente para ir al paso 2:

En el paso 2 del proceso podemos observar cómo Excel ha detectado los espacios en nuestro texto. Haz clic en Siguiente para ir al último paso:

Lo más importante de este últmo paso es colocar la celda Destino, que es la celda a partir de la cual Excel pondrá la primer palabra. En este ejemplo seleccioné la celda $B$1. Al hacer clic en el botón Finalizar notarás de inmediato la cadena de texto dividida:

Separar palabras de varias celdas

Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir será suficiente con seleccionar todos los datos:

De igual manera harás clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la primera pantalla del asistente Excel sugerirá la opción Delimitados, pero eso no cambiará en mucho las cosas así que solo haz clic en el botón Siguiente para ir al paso 2 en donde deberás asegurarte que la opción Espacio está seleccionada como Separador:

Al dar clic en Siguiente se presentará la última pantalla del proceso y solamente deberás seleccionar la celda Destino a partir de la cual deberán colcarse los datos. Al hacer clic en el botón Finalizar obtuve los resultados esperados:

FUNCIÓN FILTRAR

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

 Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Autofiltro.

- Utilizando filtros avanzados.

AUTOFILTRO

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro). 

 

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. 

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.

FILTRO AVANZADO

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado.... Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).  También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactemente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

FUNCIÓN ORDENAR

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder al menú Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones     de la barra de herramientas para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.  

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos. 

Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
• Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
4. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.

FUNCION LISTAS

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas.

-Listas no despegable 

Vamos a suponer que queremos que aparezcan todos los números enteros correlativos entre el 1 y el 25. Tenemos dos posibilidades, una de ellas sería escribir nosotros mismos los 25 números pacientemente (con el riesgo de que nos equivoquemos al teclear). La segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúa el cursor en la celda A1

Escribe el número 1 y pulsa Enter

Escribe el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya tenemos los dos primeros números de nuestra lista (el 1 y el 2). Esto es lo único que necesita Excel para continuar el listado él solo:

Sitúa el ratón justo encima del número 1

Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes

Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastralo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Si lo has hecho bien, habrás ‘seleccionado’ las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el 2. Sabrás que lo has hecho bien porque ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro

Fíjate que debajo de ese recuadro (abajo a a la derecha de la casila A2) aparece un punto de color negro (este punto ya vimos para qué servía en el capítulo anterior de este Tutorial). Sítua el ratón justo encima de este punto. Sabrás que estás bien situado porque la cruz de color blanco del cursor del ratón cambia a color negro.

Una vez situado en ratón pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes.

Arrastra hacia abajo el ratón todas las filas que quieras. Mientras más abajo lleves el ratón, más números aparecerán.

Si lo has hecho bien, habrán aparecido muchos números correlativos

-LISTA DESPEGABLE

En Excel se pueden crear listas desplegables con la finalidad de elegir una de las opciones que contiene esa lista. Como por ejemplo elegir un mes, un nombre, un producto, etc.

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      Haz clic sobre la celda en la que deseas tener una lista de selección desplegable. Selecciona la pestaña "Datos". Desde el menú desplegable, haz clic en "Validación de datos". Aparecerá el cuadro de diálogo "Validación de datos".
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      Selecciona la pestaña "Configuración". En el cuadro "Permitir", selecciona "Lista".
   
   
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      Si tienes los elementos escritos en un rango (una palabra porcelda, ya sea de forma horizontal o vertical) y en la misma hoja de cálculo, entonces ingresa el rango en el cuadro "Origen" (o haz clic en el icono para seleccionar el rango desde la hoja de cálculo). De forma alternativa, escribe los elementos en el cuadro "Origen", separados por una coma. Cuando termines, haz clic en "Aceptar".
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      Dirígete a tu hoja de cálculo. Verás una celda vacía con una flecha desplegable. Cuando hagas clic sobre la flecha, aparecerá una lista desplegable desde donde puedes seleccionar la respuesta desead
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Mostrar todo

FUNCION CONTATENAR :

  La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el apellido en la celda B1, ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la fórmula siguiente: 

=CONCATENAR(A1;" ";B1)

Concatenar en Excel con el símbolo &

Otro método para concatenar en Excel es utilizar el símbolo “&” en lugar de la función CONCATENAR. Haciendo el mismo ejemplo anterior, la manera de unir el nombre de la columna A1 con el apellido de la columna B1 sería utilizando la siguiente fórmula en la celda C1:

=A1 & " " & B1

Esta fórmula indica que el valor de la celda C1 será el valor de la celda A1 seguido por un espacio en blanco y seguido por el valor de la celda B1. Observa el resultado de aplicar esta fórmula a la columna C: